Juridisch
Privacyverklaring PubliekChat
Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2026
Wie zijn wij?
Policy AI Assist (aanbieder van PubliekChat)
Atoomweg 2, 1627 LE Hoorn
KVK: 88843564
hallo@publiekchat.nl
Aanvragen van een publieksassistent of demo
Vraagt u namens uw organisatie een publieksassistent of een demo aan, dan verwerken wij uw naam, e-mailadres, functie en de naam van uw organisatie. Bij een intake verwerken wij ook de antwoorden die u invult, waaronder de contactgegevens van collega's die u opgeeft.
Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te behandelen, contact met u op te nemen en een eventuele overeenkomst met uw organisatie voor te bereiden. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang om aanvragen van organisaties te kunnen afhandelen (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
Wordt uw organisatie klant, dan gelden daarna de bewaartermijnen die bij de dienstverlening horen. Komt er geen overeenkomst tot stand, dan verwijderen wij uw gegevens uiterlijk één jaar na het laatste contact. Niet-voltooide intake-concepten verwijderen wij na 90 dagen.
Wie is verantwoordelijk?
De aangesloten organisatie bepaalt het doel en de grondslag van het gebruik van haar publieksassistent. Wij verwerken gegevens daarbij in haar opdracht. Voor onze eigen bedrijfsvoering, zoals contact over onze dienstverlening, zijn wij zelf verantwoordelijk. Raadpleeg ook de privacyinformatie van de organisatie die de assistent aanbiedt.
Voor een demo-omgeving die wij op eigen initiatief of na een aanvraag hebben opgesteld, geldt een uitzondering: zolang er geen overeenkomst is gesloten, zijn wij zelf verantwoordelijk voor de verwerking binnen die demo.
Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
- Naam, functie en e-mailadres van beheerders van aangesloten organisaties
- Elke beheerder gebruikt bij het inloggen een verplichte tweede factor (authenticator-app of sms). Bij de sms-variant verwerken wij het telefoonnummer van de beheerder en wordt de eenmalige verificatiecode via een externe sms-provider verstuurd (zie onze subverwerkerslijst).
- Vragen en antwoorden van bezoekers die de publieksassistent gebruiken, vastgelegd in een technisch logboek ten behoeve van controleerbaarheid, kwaliteitsbewaking en verantwoording. Persoonsgegevens zoals namen, BSN's, rekeningnummers, telefoonnummers en e-mailadressen worden op onze eigen server herkend en vervangen, nog voordat er iets naar de AI gaat. Daar komt geen AI aan te pas. Van adressen blijven alleen straat, plaats en de cijfers van de postcode zichtbaar, zodat de assistent weet over welke plek een vraag gaat. In de opslag wordt ook de straat vervangen. Microsoft kan berichten tijdelijk bewaren voor misbruikdetectie. Die berichten bevatten geen herkenbare persoonsgegevens, omdat die al op onze eigen server zijn verwijderd. Lees het privacyoverzicht → (PDF, opent in een nieuw tabblad)
- Geanonimiseerde gebruiksstatistieken van de publieksassistent
- Beveiligings- en wijzigingslogboek: inlogpogingen, geweigerde toegangspogingen, authenticatiestoringen en door beheerders aangebrachte wijzigingen, met tijdstip, het betrokken beheerdersaccount (e-mailadres), IP-adres en browser waar beschikbaar. Deze registratie is onveranderbaar en kan niet worden verwijderd, zodat niemand sporen kan wissen. Er worden uitsluitend gegevens van beheerders vastgelegd, nooit gegevens van bezoekers van de publieksassistent. Het doel is beveiliging en controle (artikel 5 lid 1 onder e en artikel 32 AVG).
Welke gegevens vragen wij niet?
Voer deze gegevens niet in. Filters beperken de verwerking, maar sluiten onbedoelde invoer en herkenbaarheid niet volledig uit.
- Namen, BSN's, e-mailadressen, telefoonnummers, IBAN's of andere persoonsgegevens die bezoekers of anderen in chatberichten vermelden
- Bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens
Waarom verwerken wij deze gegevens?
- Voor de levering van het PubliekChat-platform
- Voor het versturen van bevestigingen en updates
- Voor de beveiliging van het platform, waaronder het beveiligingslogboek hierboven: op grond van ons gerechtvaardigd belang om ons platform en de gegevens van aangesloten organisaties te beschermen (artikel 6 lid 1 onder f AVG), als onderdeel van de passende technische maatregelen die artikel 32 AVG vereist
- Voor beantwoording van vragen, kwaliteitscontrole en inzicht in onderwerpen, in opdracht van de aangesloten organisatie
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Beheerdergegevens: duur van de overeenkomst + 30 dagen
- Vragen en antwoorden: elke aangesloten organisatie kiest zelf een bewaartermijn van 3, 6 of 12 maanden in haar beheerpaneel; standaard is dit 12 maanden. Na afloop van de gekozen termijn worden de gesprekken automatisch verwijderd. Voor demo-omgevingen geldt een vaste termijn van één jaar.
- Beveiligings- en wijzigingslogboek (inlogpogingen, authenticatiestoringen, wie welke instelling heeft aangepast): dit logboek is met opzet onveranderbaar en kan niet worden verwijderd, ook niet door ons zelf. Zo blijft het altijd volledig betrouwbaar als bewijs. Het bevat alleen gegevens van beheerders (e-mailadres, IP-adres, browser, tijdstip), nooit van bezoekers, en dient de beveiliging en controle van het platform.
- Geaggregeerde statistieken (uitsluitend tellingen per maand, nooit vragen of tekst): 24 maanden, daarna automatisch verwijderd. Zo blijven trends en een vergelijking met vorig jaar zichtbaar, ook als de gesprekken zelf al zijn verwijderd.
- Niet-voltooide intake-concepten: 90 dagen
- Toegang tot een demo-omgeving: een gedeelde demolink is maximaal één maand geldig.
Uw rechten
Afhankelijk van de verwerking heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Voor vragen aan een publieksassistent kunt u terecht bij de organisatie die deze aanbiedt. Voor onze eigen gegevensverwerking neemt u contact op via hallo@publiekchat.nl.
Klachten
U kunt een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
Wij gebruiken onder meer versleutelde verbindingen en toegangscontrole. Het leveranciersoverzicht in de verwerkersovereenkomst beschrijft verwerkingslocaties. Europese hosting sluit eventuele doorgifte of toegang van buiten Europa niet automatisch uit.
Koppeling met Google Search Console en Google Analytics
Organisaties die PubliekChat gebruiken, kunnen in het beheerpaneel optioneel hun eigen Google Search Console- en/of Google Analytics 4-account koppelen. Deze koppeling is niet standaard actief en wordt alleen tot stand gebracht wanneer een bevoegde medewerker van de organisatie hier via Google zelf toestemming voor geeft. De koppeling voor Search Console en die voor Analytics staan los van elkaar en kunnen apart worden aan- of uitgezet.
Wat deze koppeling vandaag doet. Bij het koppelen slaan wij een versleutelde toegangssleutel op en de website (Search Console) of het account (Google Analytics 4) die de organisatie zelf heeft aangewezen. Deze functie wordt verder uitgebouwd; op dit moment worden hiermee nog geen zoek- of bezoekcijfers opgehaald, getoond of bewaard. Zodra dat wel gebeurt, werken wij deze verklaring bij met de exacte gegevens en de bewaartermijn die daarbij horen. Er worden nooit persoonsgegevens van websitebezoekers via deze koppeling opgehaald.
Toegangstokens en beëindiging. De toegangssleutel die de koppeling mogelijk maakt, wordt alleen bewaard zolang de koppeling actief is. Zodra de organisatie de koppeling verbreekt, of de dienstverlening eindigt, wordt deze sleutel verwijderd. De organisatie kan haar toestemming op elk moment intrekken, zowel in het beheerpaneel van PubliekChat als rechtstreeks bij Google.
Beperkt gebruik. Het gebruik van gegevens die via Google API's zijn verkregen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.