Algemene Voorwaarden PubliekChat

1.1 Opdrachtnemer levert aan Opdrachtgever toegang tot het PubliekChat-platform: een SaaS-dienst waarmee organisaties met een publieke of maatschappelijke taak een AI-aangedreven publieksassistent kunnen configureren, publiceren en beheren op hun website.

1.2 De dienstverlening omvat:

• Toegang tot het PubliekChat-platform en beheerpaneel
• Begeleiding bij de intake en configuratie van de publieksassistent
• Automatische generatie van de assistentconfiguratie
• Hosting en beschikbaarheid van de widget op de website van Opdrachtgever
• Automatisch voorbereid documentatiepakket voor verantwoording
• Support conform artikel 9 van deze overeenkomst

1.3 De publieksassistent beantwoordt vragen van bezoekers op basis van de door Opdrachtgever aangewezen bronnen. Opdrachtnemer spant zich in voor juiste en actuele antwoorden, maar staat niet in voor de juistheid of volledigheid van door de assistent gegenereerde antwoorden. Bij twijfel verwijst de assistent naar de contactgegevens van Opdrachtgever. De kwaliteit van de assistent is mede afhankelijk van de door Opdrachtgever aangeleverde bronnen.

1.4 Deze algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst (www.publiekchat.nl/documenten/vwo) zijn van toepassing vanaf het moment dat Opdrachtgever daarmee akkoord gaat bij het indienen van de intake. Dit geldt ook als er nog geen overeenkomst is gesloten, in ieder geval voor het inrichten en testen van de publieksassistent.

1.5 Komt er binnen één jaar na het laatste contact geen overeenkomst tot stand, dan verwijdert Opdrachtnemer de gegevens uit de intake en de ingerichte publieksassistent. Tot die verwijdering blijft de verwerkersovereenkomst van toepassing.

1.6 Aan de intake, het inrichten en het testen zijn voor Opdrachtgever geen kosten verbonden, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

2.1 Opdrachtgever kiest bij het aangaan van de overeenkomst voor het pakket Standaard of het pakket Compleet. Het gekozen pakket en de bijbehorende vergoeding worden vastgelegd in de overeenkomst; de omschrijving op www.publiekchat.nl/prijzen dient uitsluitend ter toelichting.

2.2 De overeenkomst gaat in op de datum waarop de publieksassistent live gaat, doch uiterlijk acht weken na ondertekening van de overeenkomst, tenzij de vertraging aan Opdrachtnemer is toe te rekenen. Gaat Opdrachtgever over van een pilot naar deze overeenkomst, dan gaat de overeenkomst in op de dag na afloop van de pilot.

2.3 De eerste factuur wordt verzonden op of na de ingangsdatum, conform artikel 4.2.

2.4 Opdrachtgever kan overstappen van het pakket Standaard naar het pakket Compleet per de eerste dag van een kalendermaand. Overstappen van Compleet naar Standaard is mogelijk na afloop van de eerste looptijd (artikel 3.1). De vergoeding wordt per de overstapdatum aangepast overeenkomstig het nieuw gekozen pakket. Bij overstappen naar Compleet wordt het verschil over de lopende factuurperiode naar rato in rekening gebracht. Bij betaling per jaar (artikel 3.2 onder b) is overstappen naar Standaard mogelijk tegen het einde van het lopende jaar.

3.1 De overeenkomst heeft een eerste looptijd van één jaar, ingaande op de ingangsdatum zoals bepaald in artikel 2.2.

3.2 Na afloop van de eerste looptijd wordt de overeenkomst voortgezet voor onbepaalde tijd, in een van de volgende twee betaalvormen:

• (a) Betaling per kwartaal. De overeenkomst is opzegbaar tegen het einde van elke kalendermaand, met een opzegtermijn van één maand. Bij opzegging wordt het deel van de vooruitbetaalde vergoeding dat ziet op volle kalendermaanden na de einddatum gerestitueerd.
• (b) Betaling per jaar, met 10% korting op de jaarvergoeding. De overeenkomst wordt telkens met één jaar verlengd en is opzegbaar tegen het einde van het lopende jaar, met een opzegtermijn van één maand. Bij opzegging vindt geen restitutie plaats.

Opdrachtgever kiest de betaalvorm uiterlijk één maand voor afloop van de eerste looptijd; bij gebreke van een keuze geldt betaalvorm (a). Opdrachtgever kan per het begin van een kwartaal overstappen van (a) naar (b), en tegen het einde van het lopende jaar van (b) naar (a).

3.3 Opzegging dient te geschieden conform artikel 7.

4.1 De vergoeding voor het gekozen pakket (artikel 2.1) ligt vast in de overeenkomst. De omschrijving op www.publiekchat.nl/prijzen dient uitsluitend ter toelichting van wat in het gekozen pakket is inbegrepen.

4.2 In het eerste jaar vindt facturatie plaats per kwartaal of per jaar, vooraf, naar keuze van Opdrachtgever, zonder korting. Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum.

4.3 Elk pakket omvat ruim gebruik, met een richtlijn voor het aantal gesprekken per maand zoals vermeld in de overeenkomst. Bij structureel hoger gebruik neemt Opdrachtnemer contact op met Opdrachtgever om afspraken te maken over voortzetting of aanpassing van het pakket. Er wordt geen automatisch tarief voor incidenteel hoger gebruik in rekening gebracht. Bij misbruik of kennelijk oneigenlijk gebruik, zoals geautomatiseerde verzoeken, mag Opdrachtnemer passende maatregelen nemen, waaronder het tijdelijk beperken van het aantal verzoeken.

4.4 De standaardinrichting van de publieksassistent is inbegrepen in de vergoeding. Aanvullend werk, zoals uitgebreide broncorrecties of extra begeleiding, wordt vooraf separaat overeengekomen.

4.5 De vergoeding wordt jaarlijks per 1 januari aangepast op basis van de jaarmutatie van de consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens) van het Centraal Bureau voor de Statistiek over het voorafgaande kalenderjaar, met een maximum van 5% per jaar. De eerste aanpassing vindt plaats per de eerste 1 januari na afloop van het eerste contractjaar. Opdrachtnemer maakt de aanpassing uiterlijk twee maanden vooraf bekend. Een verhoging die uitgaat boven deze indexatie geeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst op te zeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

4.6 Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd.

5.1 Opdrachtnemer spant zich in om het platform beschikbaar te houden met een streefnorm van 99% uptime per kalendermaand, exclusief gepland onderhoud.

5.2 Gepland onderhoud vindt bij voorkeur buiten kantooruren plaats en wordt minimaal 24 uur vooraf aangekondigd via het beheerpaneel.

5.3 Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever zo spoedig mogelijk bij ongeplande storingen die de beschikbaarheid van de publieksassistent beïnvloeden.

5.4 Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens conform de Verwerkersovereenkomst (www.publiekchat.nl/documenten/vwo), in de versie die gold op het moment van het akkoord, een zelfstandig document tussen partijen. Deze is van toepassing vanaf de eerste verwerking, ook tijdens de intake, het inrichten en het testen, zoals bepaald in artikel 1.4.

6.1 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het correct plaatsen van de widget-snippet op de eigen website.

6.2 Opdrachtgever levert uitsluitend publiek toegankelijke bronnen aan zonder persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie.

6.3 Opdrachtgever wijst een beheerder aan die verantwoordelijk is voor het actueel houden van bronnen en het beheer van de assistent via het beheerpaneel.

6.4 Opdrachtgever informeert Opdrachtnemer tijdig over wijzigingen die van invloed zijn op de dienstverlening.

6.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het intern verkrijgen van de benodigde interne beoordelingen en goedkeuringen, met advies van de FG/DPO waar van toepassing voor livegang van de assistent.

6.6 Opdrachtgever draagt er zorg voor dat de door haar aangewezen externe bronnen voor dit doel mogen worden gebruikt. Opdrachtnemer respecteert technische voorbehouden van de bronhouder, zoals robots.txt en een voorbehoud voor tekst- en datamining.

7.1 Gedurende de eerste looptijd van één jaar (artikel 3.1) is tussentijdse opzegging niet mogelijk, behoudens het bepaalde in artikel 7.5.

7.2 Na afloop van de eerste looptijd is de overeenkomst opzegbaar conform de voor de gekozen betaalvorm geldende termijn in artikel 3.2.

7.3 Opzegging dient schriftelijk te geschieden via hallo@publiekchat.nl, met inachtneming van de opzegtermijn uit artikel 3.2.

7.4 Bij opzegging na de eerste looptijd vindt restitutie plaats zoals bepaald in de voor de gekozen betaalvorm geldende regeling in artikel 3.2. Over de eerste looptijd zelf vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde vergoedingen, behoudens beëindiging op grond van artikel 7.5 wegens een tekortkoming van Opdrachtnemer.

7.5 Elk van partijen kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de andere partij in ernstige mate tekortschiet in de nakoming van deze overeenkomst en dit tekortschieten niet binnen 14 dagen na schriftelijke ingebrekestelling is hersteld.

8.1 Opdrachtnemer behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op het PubliekChat-platform, de software, de gegenereerde prompts en de platformarchitectuur.

8.2 De door Opdrachtgever aangeleverde bronnen blijven eigendom van Opdrachtgever.

8.3 De gegenereerde assistentconfiguratie is specifiek voor Opdrachtgever gegenereerd en wordt na beëindiging van de overeenkomst op verzoek, via een handmatig proces, aangeleverd als exportbestand.

8.4 Opdrachtnemer mag de naam en het organisatietype van Opdrachtgever uitsluitend als referentie vermelden na voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever.

9.1 Opdrachtnemer biedt telefonisch support via 0229-511911 op de volgende tijden:

• Maandag en vrijdag: 09:00 – 17:00
• Woensdag: 13:00 – 20:00

9.2 E-mailsupport via hallo@publiekchat.nl is beschikbaar op maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:00.

9.3 Buiten kantooruren worden storingen van de widget automatisch afgevangen door het fallback-mechanisme in het platform.

9.4 Opdrachtnemer streeft ernaar support-verzoeken te beantwoorden op de eerstvolgende werkdag binnen de supporttijden.

10.1 De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald aan Opdrachtnemer.

10.2 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of schade door verlies van gegevens.

10.3 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor onjuiste of onvolledige antwoorden van de publieksassistent die het gevolg zijn van onvolledige, onjuiste of verouderde bronnen aangeleverd door Opdrachtgever.

10.4 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van door Opdrachtgever aangeleverde bronnen.

11.1 Partijen behandelen alle informatie die zij in het kader van deze overeenkomst over elkaar verkrijgen als vertrouwelijk.

11.2 Deze geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die algemeen bekend is of wordt, of die een partij op basis van een wettelijke verplichting moet verstrekken.

12.1 Opdrachtnemer behoudt het recht de dienstverlening en tarieven te wijzigen.

12.2 Wijzigingen worden minimaal 14 dagen vooraf schriftelijk of via het beheerpaneel meegedeeld.

12.3 Bij wezenlijke wijzigingen heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst te beëindigen per de datum waarop de wijziging ingaat.

13.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

13.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland.

Deze versie is van toepassing op intakes die op of na 23 oktober 2026 zijn ingediend, en op overeenkomsten die op of na die datum zijn gesloten. Op overeenkomsten gesloten vóór 19 oktober 2026 blijft versie 1 van toepassing (www.publiekchat.nl/algemene-voorwaarden/versie-1). Op overeenkomsten gesloten van 19 oktober 2026 tot 23 oktober 2026 blijft versie 2.0 van toepassing (www.publiekchat.nl/algemene-voorwaarden/versie-2).